其中最突出的矛盾就是文书与档案链接不当

2019-03-31 10:19

一、我国企业文书档案管理现状

1.对企业档案管理工作认识不充分。现阶段,我国许多企业还未能对文书档案管理工作形成正确的认识。尽管文书档案管理不能在短期内为企业带来直接利益,但是从长远的角度来看,对企业的发展有着重要的影响。但是国内的很多企业却没有清楚的看到这一点,对企业的文书档案管理工作重视程度不够,在很大程度上制约了企业的发展。首先,企业领导者对文书档案管理的重视不够,只关注企业的短期利益,而忽视了长远发展,因而在文书档案管理上投入力度不足。第二,企业员工也未能对文书档案管理工作给予足够的重视。相关岗位的工作人员将文书档案管理认为是一项没有技术含量的工作,因而心存懈怠,缺乏积极性,因而工作效率低。这两者都将严重阻碍企业文书档案管理事业的健康发展,进而影响企业的长远利益。

档案管理信息化是一种全新的企业档案管理模式,它也需要完善的管理规定作为自己坚实的后盾和前进的动力。在企业管理过程中,提高制度效力就是要体现出它的凭证价值。企业所制定的相关制度体现在很多方面,包括电子信息的形成、信息的保障和使用、信息的安全性等。按照怎样的标准去制定相关的制度规定是需要我们深思熟虑的问题,但总的一点就是要使企业的每个级别都受到制度的保护。这样企业才能不断发展和壮大。[4]

1.3提高企业管理技术水平

作者:王棣 单位:津燃华润燃气有限公司天津市输配分公司

1.5高素质的档案管理人才的加入

作者:铁利 单位:中国石油长城钻探有限公司测井公司

在我国现代化建设过程中,企业管理的一些传统观念要适当地做出调整,我们依据当前的发展趋势,总结出以下有利于企业发展的方向。第一,要彻底提高企业工作人员对资源管理信息化的认识,深刻理解当前档案管理的发展方向和趋势,这样我们才能更好地为社会提供高质量的档案服务;第二,要引起企业的管理者对档案管理信息化的高度关注,我们可以加大宣传力度,宣传的方式有很多,例如:网络、电视、开展讲座等,这样做的目的就是让信息化深入人心,为以后工作的开展奠定坚实的基础。第三,在管理者接受信息化的同时也要提高服务和管理的效率,加快档案信息化的建设管理,使企业的领导充分认识到信息化的重要性,为企业的发展和生产提供高品质的档案服务。[1]

2.实行创新性文书档案管理法。当前,文书档案管理事业面临多重挑战,如电子档案的出现、信息技术以及新型档案载体保管方式的运用,要求档案管理人员加强学习,勇于创新。创新文书档案工作方法,要求加强硬件建设,而促进文书档案管理技术现代化是企业管理的客观要求。如配置文书档案集中管理所需要的办公室、阅档室、同时还需要购置必备的计算机、复印机、扫描件等,同时还需要配备空调、除尘器、消防器材等,全面实现电子化、自动化管理。

一、在新形势下企业档案管理信息化的实现过程

企业档案管理实现信息化需要有一定的技术水平,这也是企业发展进入科学化和现代化阶段的体现。企业的信息系统要不断完善和维护,计算机、数据库等要始终保持更新的状态,同时也要采购新型的信息化服务设备,保证企业正常运转。此外,企业的信息资源是其发展的基础,所以我们要完善数据库,保证信息资源的准确性和有效性。

1.2确定企业档案管理的发展目标

3.加强在职教育,提高文书档案管理人员的整体素质。加强队伍建设,提高文书档案管理人员的综合素质。做好文书档案管理工作,首先要全面提高档案管理人员的综合素质。第一,档案管理人员要具有创新性思维,在工作中不断创新思路、创新工作方法,并能够与企业的发展目标紧密联系,紧跟时代发展的步伐,这是做好文书档案管理工作的基本前提。第二,要强化服务意识。在工作中往往会遇到各种新问题、新困难,而面对这一形势,要具有勇于解决问题的决心,创造性地开展工作,以争取为企业的全面发展提供服务。第三,提高工作技能,档案管理人员要具备良好的计算机操作能力并熟练运用网络技术。一方面要利用现代化手段,实现信息资源的标准化、规范化分类与整理;另一方面,将档案索引、主要工作业绩等信息技术录入计算机进行分类管理,从而提高文书档案的工作效率与服务质量。第四,提高知识判断与评价能力,切实为档案内容的真实性提供保障,并有针对性的收集材料,以为企业战略目标的制定、领导决策提供具有可靠性的参考资料。

1.实施文书档案管理现代化。首先,要掌握现代化的管理技术,提供综合素质。在档案管理中不断运用现代化技术,如计算机技术与互联网技术,使得文件的形成、运行、转换等各个环节都能够与自动化办公形成紧密的衔接,从而保证文件的起草、修改、删减等工作更加系统化,这种现代化管理技术,迫切需要档案管理工作者尽快掌握并能够熟练运用。将数字化、信息化技术运用到文书档案管理工作当中,是文书档案管理工作改革的必然选择,也是相关工作者的努力方向。其次,档案的整理工作中也应当不断加强现代化技术的运用,纸质档案管理会在一定程度上增加工作量,劳动强度较大,而利用计算机技术,则可以提高工作效率,降低劳动成本。

企业的发展固然重要,但是企业的信息安全也是不可忽略的。企业要根据自身的安全需要和可能存在的风险将企业的信息资源进行严格的级别分类,同时对每个级别要有一定的安全要求,保证信息资源不会外泄。更加重要的是要对档案信息进行风险评估,如果发现问题就可以及时进行修正。要想使企业正常的工作和运转,就需要降低信息资源的错误率,而冗余系统法就可以很好地解决这个问题。最后就是要提高企业管理的安全性,使用余度配置法,为每个级别配置相应的余度,确保企业有条不紊地开展工作。[2]

二、优化文书档案工作的主要途径

伴随着社会经济的不断发展,我国的科学技术水平也在不断地提升,在目前的新形势下企业档案管理实现信息化对我国的企业改革和与国际接轨都具有重大意义。要想彻底实现信息化,我们必须摒弃落后的传统管理方式,将计算机技术融入到企业的档案管理中,对企业的资源和信息进行统一的管理和整合。除此之外,我们也要提升工作人员的管理能力。这样才能实现企业档案管理的现代化、科学化,从而提高企业发展的速度和处理信息的效率,提升企业精细化管理水平。

1.4提高企业管理的安全性

2.文书、档案链接混乱。文书档案管理工作中,文书与档案分属于两个不同的工作项目,两者之间既相互区别,又相互联系,彼此之间互相影响。文书工作是档案公司顺利完成的前提保障,所有档案工作都以文书的完成为基础。正因如此,两者之间又相互制约、相互影响。因此,保障两项工作的顺利链接,是促使两项工作有效完成的重要条件。然而,当前我国企业的文书与档案管理还存在着许多问题,其中最突出的矛盾就是文书与档案链接不当。由于文书工作的不准确、不规范,而给档案管理工作带来不便,甚至是引起混乱,同时对文书档案管理工作也造成严重的不良影响,降低工作质量。

二、总结

3.员工质量不高。由于企业领导对文书档案管理工作重视的缺乏,所以在人才引进方面也相应缺乏投入。主要存在的问题,聘请的相关人员专业档案管理知识不足,上岗前缺乏专业的岗位培训,在档案管理与档案分类方面没有清晰的概念。而且,近几年,随着科学技术的进步,企业管理中越来越多的引入现代化办公手段,同样的,文书档案管理中也应当不断运用新技术,这就要求工作人员必须具备一定的专业知识与现代化办公设备的运用能力,只有这样才能适应信息时代的发展。

每一个企业的发展都离不开高素质的信息化管理人才,他们的加入为企业管理提供了智力上的支持,所以说他们为企业做出的贡献是不可估量的。与此同时,企业需要做的就是加大对管理人员的技术培训,树立档案信息化管理的理念,只有将这些理念深入人心使工作人员意识到学习管理技术的重要性,他们才会对其产生浓厚的兴趣。企业也要不断地引入新的管理方法和模式,重点培养复合式人才,注重人才的选拔,为企业的管理体系增添新的活力。[3]

第二篇:企业文书档案管理的思考

在我们明确档案管理信息化建设理念后就要确定企业档案管理的发展方向和目标。每个企业有了自己的发展目标就相当于为企业注入了新的活力,这也是企业进步的阶梯。总体来说,实现企业信息化是为了提高企业的档案管理水平和服务效率。同时,为实现企业稳定发展就必须坚持以下几个原则:真实与效益并存原则、管理与建设并存原则,以可持续性全面发展作为我们的发展基础,不断的探索和进步才是企业茁壮成长的金标准。而另一方面,要想加快企业的档案管理信息化建设,要对各个部门严格管理、明确分工。而且可以制定一些约束工作人员的规章制度,加大对他们的考核力度,督促员工认真工作,提高档案管理的服务效率。

1.6制定相关的管理规定

1.1传统档案管理观念逐步转变成档案管理信息化建设